혹시 영어 이메일을 써야 할 때마다 가슴이 두근거리고 ‘이렇게 보내도 괜찮을까?’ 하는 불안감에 시달리고 계신가요? 저도 처음 외국계 회사에서 업무를 시작하며 한 통의 영어 이메일을 보내기 위해 몇 시간씩 고민했던 기억이 생생하게 나네요. 이번 포스트에서는 10년 넘게 다양한 외국계 회사에 다니며 직접 부딪히고 배운 영어 이메일 작성 노하우를 한 번 나눠보려고 합니다. ‘이럴 땐 뭐라고 써야 하지?’ 하는 고민들을 날려버릴 수 있는 상황별 실전 예문과 함께, 누구나 자신감 있게 비즈니스 영어 이메일을 보낼 수 있는 방법을 소개해 드리겠습니다.

 

1. 비즈니스 영어 이메일의 기본 구조

영어 이메일이 두려운 가장 큰 이유 중 하나는 ‘어디서부터 어떻게 시작해야 할지 모르겠다’는 막막함이죠. 저도 처음에는 그랬어요! 하지만 알고 보면 모든 비즈니스 이메일은 일정한 구조를 따르고 있답니다. 이 구조만 잘 익혀두면, 마치 레고 블록을 조립하듯 자신 있게 이메일을 작성할 수 있어요. 지금부터 그 비밀의 구조를 하나씩 살펴볼게요!

1. 제목 (Subject Line)

이메일의 첫인상은 제목에서 결정됩니다! 간결하면서도 내용을 명확히 전달하는 제목을 작성하세요.

좋은 예:

• Meeting Request: Q2 Marketing Strategy (회의 요청: 2분기 마케팅 전략)
• Proposal for Website Redesign Project (웹사이트 리디자인 프로젝트 제안)
• Follow-up: Our Discussion on Product Launch (후속 조치: 제품 출시 관련 논의)

피해야 할 예:

• Hello (안녕하세요)
• Question (질문)
• URGENT!!! (긴급!!!)

2. 인사말 (Greeting)

상대방과의 관계와 상황에 맞는 적절한 인사말을 선택하세요.

공식적인 인사말:

• Dear Mr./Ms./Dr. [성], (친애하는 [성] 님께,)
• Dear [직함] [성], (친애하는 [직함] [성] 님께,)

덜 공식적인 인사말:

• Hello [이름], (안녕하세요, [이름]님,)
• Hi [이름], (안녕하세요, [이름]님,)

여러 명에게 보낼 때:

• Dear Team, (팀원 여러분께,)
• Dear All, (모든 분들께,)
• Hello Everyone, (여러분 안녕하세요,)

3. 도입부 (Introduction)

간단한 인사나 이전 연락에 대한 언급으로 시작하세요.

예시:

• I hope this email finds you well. (이 이메일이 귀하의 안녕을 찾아가길 바랍니다.)
• Thank you for your email dated [날짜]. (지난 [날짜]에 보내주신 이메일 감사합니다.)
• It was a pleasure meeting you at [행사]. (지난 [행사]에서 만나뵙게 되어 기뻤습니다.)

4. 본문 (Body)

메인 메시지를 명확하고 간결하게 전달하세요. 필요시 단락을 나누어 가독성을 높이세요.

작성 팁:

• 한 단락에 하나의 주제만 다루세요.
• 불릿 포인트나 번호를 사용하면 정보를 명확히 전달할 수 있어요.
• 중요한 정보나 날짜는 굵게 표시하거나 밑줄을 그어 강조하세요.

5. 마무리 (Closing)

다음 단계나 기대하는 행동을 명확히 하고, 적절한 마무리 인사를 포함하세요.

행동 요청 예시:

• I look forward to your response. (귀하의 답변을 기다리겠습니다.)
• Please let me know if you have any questions. (질문이 있으시면 알려주세요.)
• I would appreciate your feedback by [날짜]. ([날짜]까지 피드백을 주시면 감사하겠습니다.)

마무리 인사:

• Best regards, (감사합니다,)
• Kind regards, (감사합니다,)
• Sincerely, (진심으로,)
• Thanks and regards, (감사합니다,)

6. 서명 (Signature)

전문적인 서명은 이메일에 신뢰를 더해줍니다.

포함할 내용:

• 이름
• 직함
• 회사명
• 연락처 정보 (전화번호, 이메일)
• 회사 웹사이트 (선택사항)

 

2. 상황별 영어 이메일 예문

자, 이제 기본 구조를 알았으니 실전으로 들어가볼까요? 제 경험상 이메일은 상황에 따라 그 톤과 내용이 크게 달라져요. ‘이럴 땐 어떻게 써야 하지?’ 하고 고민하던 순간들, 다들 한 번쯤 있으셨죠? 제가 실제 업무에서 효과적이었던 다양한 상황별 이메일 예문을 준비했어요. 이 예문들을 참고하시면 어떤 상황에서도 당황하지 않고 적절한 이메일을 작성할 수 있을 거예요. 필요한 부분만 여러분의 상황에 맞게 수정해서 사용하세요!

첫 인사 및 소개 이메일

첫 인상이 중요하듯, 첫 이메일도 정말 중요해요. 처음 연락하는 상대방에게 어떻게 자신을 소개하고 관심을 끌 수 있을까요?

새로운 비즈니스 파트너에게 소개하기

Subject: Introduction - [귀하의 이름] from [귀하의 회사]

Dear Mr./Ms. [성],

I hope this email finds you well. My name is [귀하의 이름], and I am the [직함] at [귀하의 회사]. I recently learned about [상대방의 회사]'s innovative work in [분야/산업], and I believe there could be valuable opportunities for collaboration between our companies.

Our company specializes in [귀하의 회사 전문 분야], and we have successfully [귀하의 회사의 주요 성과]. I would love to explore how our expertise might complement your business needs.

Would you be available for a brief call next week to discuss potential synergies? I am flexible on Tuesday and Thursday between 10 AM and 2 PM (your local time).

Thank you for considering my request. I look forward to the possibility of working together.

Best regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]
[이메일]
[회사 웹사이트]

소개 이메일을 통해 받은 연락에 답장하기

Subject: Re: Introduction - Meeting Request

Hello [이름],

Thank you for reaching out and introducing yourself. It's a pleasure to connect with you.

I've been following [상대방의 회사]'s developments in [분야/산업] and am impressed by your [특정 프로젝트/성과]! I'd be delighted to discuss potential collaboration opportunities.

A call next week sounds perfect. How about Thursday at 11 AM my time (which I believe is 10 AM your time)? If that works, please feel free to send a calendar invitation, or I can set one up.

I've attached a brief overview of our recent projects that might interest you. Looking forward to our conversation!

Kind regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

회의 요청 및 일정 조율

내부 팀 회의 요청

Subject: Team Meeting: Monthly Progress Review - [날짜]

Dear Team,

I would like to schedule our monthly progress review meeting to discuss our achievements, challenges, and next steps for the [프로젝트명] project.

Proposed details:
• Date: [날짜]
• Time: [시간]
• Location: [장소/온라인 링크]
• Duration: Approximately 60 minutes

Agenda:
1. Review of last month's KPIs
2. Current project status
3. Challenges and solutions
4. Next month's goals
5. Open discussion

Please confirm your availability by replying to this email by [마감일]. If you cannot attend, please delegate a team member who can represent your department.

Looking forward to a productive discussion!

Best regards,

[귀하의 이름]
[직함]

클라이언트와 회의 일정 조율하기

Subject: Meeting Request: Discussion on [주제]

Dear Ms. [성],

I hope you're having a great week. Following our previous conversation about [이전 논의 주제], I believe it would be beneficial to schedule a meeting to further discuss [주제].

I would like to propose the following options:
• Monday, [날짜] at 10:00 AM or 2:00 PM
• Wednesday, [날짜] at 11:00 AM or 3:00 PM
• Friday, [날짜] at 9:00 AM or 1:00 PM

The meeting should take approximately 45 minutes. We can either meet at your office, our location at [주소], or arrange a video call if that's more convenient for you.

During this meeting, I'd like to cover:
1. [논의 주제 1]
2. [논의 주제 2]
3. [논의 주제 3]

Please let me know which date and time work best for you, or feel free to suggest alternatives if none of these options fit your schedule.

Thank you for your time. I'm looking forward to our discussion.

Kind regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

제안서 및 견적 요청

제안서 요청 이메일

Subject: Request for Proposal: [프로젝트명]

Dear [수신자 이름],

I am writing to request a proposal for [서비스/제품] for our upcoming [프로젝트명] project.

About our project:
We are looking to [프로젝트 목적 및 배경 간략 설명]. The project timeline is from [시작일] to [종료일], and we require [서비스/제품 설명].

Specifically, we are interested in:
1. [요구사항 1]
2. [요구사항 2]
3. [요구사항 3]

Our budget range for this project is approximately [예산 범위]. Please include in your proposal:
• Detailed scope of services
• Project timeline and milestones
• Cost breakdown
• Terms and conditions
• Case studies or examples of similar work
• Team members who would be involved

We would appreciate receiving your proposal by [마감일]. If you have any questions or need additional information to prepare your proposal, please don't hesitate to contact me.

Thank you for your consideration. We look forward to potentially working with your company on this project.

Best regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

견적서 요청 이메일

Subject: Request for Quotation: [제품/서비스명]

Dear [수신자 이름],

I hope this email finds you well. I am reaching out to request a quotation for [제품/서비스 상세 설명].

Here are the specifications we require:
• Quantity: [수량]
• Quality/Grade: [품질/등급]
• Technical specifications: [기술적 사양]
• Delivery requirements: [배송 요구사항]
• Timeline: Need by [날짜]

Additionally, please include the following information in your quotation:
• Unit price and total cost
• Any applicable discounts
• Payment terms
• Warranty information
• Shipping costs and estimated delivery time
• Validity period of the quotation

If possible, could you please provide this quotation by [마감일]? We are evaluating several vendors and aim to make a decision by [결정일].

Should you need any clarification or additional information, please feel free to contact me directly at [전화번호] or reply to this email.

Thank you for your assistance. I look forward to your response.

Kind regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

감사 이메일

비즈니스 미팅 후 감사 이메일

Subject: Thank You for Meeting with Us Today

Dear [수신자 이름],

I wanted to personally thank you for taking the time to meet with me and my team today regarding [미팅 주제]. Your insights on [특정 토론 주제]  were particularly valuable and have given us much to consider as we move forward.

I especially appreciated your suggestions about [구체적인 아이디어나 조언], which we will definitely incorporate into our strategy. As discussed, our next steps will be:

1. [후속 조치 1]
2. [후속 조치 2]
3. [후속 조치 3]

I'll send you the [약속한 자료/정보] by [날짜], and we would welcome the opportunity to meet again in [제안된 시간 프레임] to discuss our progress.

Thank you again for your time and valuable input. I look forward to our continued collaboration.

Best regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

제품/서비스 구매 후 감사 이메일

Subject: Thank You for Choosing [회사명]

Dear [고객 이름],

On behalf of the entire team at [회사명], I would like to express our sincere gratitude for choosing our [제품/서비스]. We are delighted to welcome you as our valued customer.

Your purchase of [제품/서비스 상세 내용] has been processed successfully, and you should receive [배송/서비스 시작] by [날짜]. Your order reference number is [주문 번호], which you can use for any future inquiries.

We are committed to ensuring your complete satisfaction with our [제품/서비스]. Here's what you can expect next:

1. [다음 단계 1, 예: 배송 확인 이메일]
2. [다음 단계 2, 예: 설치 가이드/사용 방법]
3. [다음 단계 3, 예: 고객 지원 연락 방법]

As a token of our appreciation, we would like to offer you [특별 혜택/할인 코드] for your next purchase. Simply use the code [코드] at checkout.

If you have any questions or need assistance with your [제품/서비스], please don't hesitate to contact our customer support team at [고객 지원 연락처] or reply to this email.

Thank you once again for your trust in [회사명]. We look forward to serving you and exceeding your expectations.

Warm regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

문제 해결 및 불만 처리

고객 불만 사항에 대한 응답

Subject: Regarding Your Concerns About [제품/서비스] - [참조 번호]

Dear [고객 이름],

Thank you for bringing your concerns about [불만 사항 주제] to our attention. I sincerely apologize for the inconvenience this has caused you. At [회사명], we take customer feedback very seriously, and I want to assure you that we are committed to resolving this issue promptly.

I have thoroughly reviewed your case and understand that [불만 사항 요약]. This certainly doesn't meet the high standards we set for ourselves, and I apologize for this experience.

After investigating the matter, I would like to offer the following solution:
[해결책 상세 설명]

Additionally, as a gesture of goodwill and to make up for the inconvenience, we would like to [보상 제안, 예: 할인, 무료 제품/서비스 등].

Please let me know if this resolution is satisfactory. If you have any further concerns or if there's anything else we can do to improve your experience, I'm personally available to discuss this further. You can reach me directly at [연락처] or reply to this email.

Once again, I apologize for the inconvenience and thank you for giving us the opportunity to address this issue. We value your business and hope to continue serving you in the future.

Sincerely,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

서비스 중단 안내 이메일

Subject: Important Notice: Scheduled Maintenance on [날짜]

Dear Valued Customer,

I hope this email finds you well. I am writing to inform you about scheduled maintenance that will affect our [서비스명] on [날짜] from [시작 시간] to [종료 시간] ([시간대]).

During this maintenance period:
• [서비스명] will be unavailable
• [영향을 받는 기능 목록]
• [대체 서비스 또는 방법이 있다면 설명]

Why are we doing this?
This maintenance is necessary to [이유 설명, 예: 시스템 업그레이드, 보안 강화, 새로운 기능 추가 등]. Once completed, you will benefit from [개선 사항 설명].

What do you need to do?
• Save any ongoing work before [시작 시간]
• [필요한 준비 사항이 있다면 설명]
• [서비스 복구 후 필요한 조치가 있다면 설명]

We have scheduled this maintenance during off-peak hours to minimize disruption to your business. However, if this timing creates significant challenges for you, please reply to this email, and we will try our best to accommodate your needs.

We apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding as we work to improve our services for you.

For real-time updates during the maintenance period, please check our status page at [상태 페이지 URL] or follow us on [소셜 미디어 계정].

Thank you for your continued support and patience.

Best regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

후속 조치 이메일

미팅 후 후속 조치 이메일

Subject: Follow-up: [미팅 주제] Meeting on [날짜]

Dear [수신자 이름],

Thank you for your time yesterday during our discussion about [미팅 주제]. I found our conversation very productive and wanted to follow up with a summary of what we discussed and the next steps.

Key points discussed:
1. [논의된 핵심 포인트 1]
2. [논의된 핵심 포인트 2]
3. [논의된 핵심 포인트 3]

Action items:
For [귀하의 회사]:
• [귀하의 팀에서 책임질 조치 1] by [마감일]
• [귀하의 팀에서 책임질 조치 2] by [마감일]

For [상대방 회사]:
• [상대방 팀에서 책임질 조치 1] by [마감일]
• [상대방 팀에서 책임질 조치 2] by [마감일]

As promised, I've attached [약속한 문서/자료명] for your reference. If you need any clarification or have questions about these documents, please don't hesitate to ask.

I suggest we schedule our next meeting in [제안된 시간 프레임] to review progress. Would [날짜] at [시간] work for you?

Thank you again for your time and valuable input. I look forward to our continued collaboration.

Best regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

판매 후속 조치 이메일

Subject: Thank You for Your Interest in [제품/서비스]

Dear [잠재 고객 이름],

Thank you for taking the time to learn about our [제품/서비스] during our meeting/call on [날짜]. I hope you found our discussion informative and that I was able to address your questions about how [제품/서비스]  can benefit [고객 회사명].

Based on our conversation, I understand that your main priorities are:
1. [고객의 우선순위/필요사항 1]
2. [고객의 우선순위/필요사항 2]
3. [고객의 우선순위/필요사항 3]

I believe our [제품/서비스] is well-suited to address these needs through:
• [특징 1]과 그것이 제공하는 [혜택 1]
• [특징 2]과 그것이 제공하는 [혜택 2]
• [특징 3]과 그것이 제공하는 [혜택 3]

As promised, I've attached:
1. [첨부 문서 1, 예: 상세 제품 사양]
2. [첨부 문서 2, 예: 맞춤형 제안서]
3. [첨부 문서 3, 예: 고객 사례 연구]

If you're ready to move forward or would like to discuss this further, I'd be happy to schedule another call or meeting. Alternatively, if you need more information or have additional questions, please don't hesitate to let me know.

I'll follow up with you next week to check in, but feel free to reach out to me before then if you need anything.

Thank you again for your interest in [귀하의 회사명]. I look forward to the possibility of working together.

Best regards,

[귀하의 이름]
[직함]
[회사명]
[연락처]

 

3. 영어 이메일 작성 시 알아두면 좋은 팁

비즈니스 이메일도 결국은 사람과 사람 사이의 소통이잖아요. 앞서 소개한 예문들이 든든한 지침이 되겠지만, 여기에 제가 실제 업무에서 수없이 이메일을 주고받으며 깨달은 ‘아, 이거 알았으면 좋았을 것을…’ 하는 소소한 꿀팁들을 나눠보고자 합니다.

1. 제목을 명확하게 작성하세요

바쁜 비즈니스 환경에서는 제목만 보고 이메일의 중요도를 판단하는 경우가 많아요. 제목은 간결하면서도 내용을 명확히 전달할 수 있게 작성하세요.

효과적인 제목 예시:

• “Proposal for Q2 Marketing Campaign – Feedback Needed by Friday”
• “Meeting Request: Discuss Project Timeline Changes”
• “Important: System Maintenance Scheduled for March 15”

2. 적절한 어조를 유지하세요

비즈니스 이메일은 전문적이되 너무 딱딱하지 않게 작성하는 것이 좋아요. 상대방과의 관계와 상황에 맞게 어조를 조절하세요.

공식적인 상황:

• “I would like to request…” (요청드리고 싶습니다…)
• “We are pleased to inform you…” (알려드리게 되어 기쁩니다…)
• “I would appreciate your feedback…” (귀하의 피드백을 감사히 받겠습니다…)

덜 공식적인 상황:

• “I’d like to ask…” (여쭤보고 싶은데요…)
• “We’re happy to let you know…” (알려드리게 되어 기쁩니다…)
• “I’d love to hear what you think…” (의견을 듣고 싶습니다…)

3. 간결하고 명확하게 작성하세요

비즈니스 이메일은 핵심을 빠르게 전달하는 것이 중요해요. 불필요한 내용은 줄이고, 중요한 정보는 강조하세요.

팁:

• 한 이메일에서는 한 가지 주제만 다루세요.
• 문장은 짧고 명확하게 작성하세요.
• 불릿 포인트를 활용하여 정보를 구조화하세요.
• 중요한 날짜나 숫자는 굵게 표시하거나 강조하세요.

4. 이메일을 보내기 전에 검토하세요

오타나 문법 오류는 전문성을 떨어뜨릴 수 있어요. 이메일을 보내기 전에 다시 한번 검토하세요.

확인할 사항:

• 맞춤법과 문법
• 이름과 회사명의 정확한 철자
• 날짜와 시간의 정확성
• 첨부 파일이 제대로 첨부되었는지
• 모든 질문에 답변했는지

5. 효과적인 마무리와 서명을 사용하세요

이메일의 마무리는 다음 단계를 명확히 하고, 전문적인 인상을 남기는 데 중요해요.

효과적인 마무리:

• 명확한 행동 요청: “I look forward to your response by Friday.”
• 후속 조치 약속: “I’ll follow up next week if I don’t hear from you.”
• 감사 표현: “Thank you for your attention to this matter.”

전문적인 서명:

Best regards,

John Smith
Marketing Director
ABC Company
+82 10-1234-5678
john.smith@abccompany.com
www.abccompany.com

 

4. 자주 사용되는 비즈니스 영어 표현 모음

“아… 이걸 영어로 어떻게 표현하지?” 하는 순간, 저희 모두 경험해 보셨죠? 제가 실무에서 자주 사용하고, 원어민들도 자연스럽게 쓰는 표현들을 모아봤어요. 적재적소에 활용하면 여러분의 이메일이 훨씬 더 세련되고 전문적으로 느껴질 거예요.

이메일 시작하기

첫 인사:

• “I hope this email finds you well.” (이 이메일이 귀하의 안녕을 찾아가길 바랍니다.)
• “I trust you are having a productive week.” (귀하의 한 주가 생산적이길 바랍니다.)
• “I hope you’re doing well.” (잘 지내고 계시길 바랍니다.)

이전 연락 언급:

• “Thank you for your email dated [날짜].” (지난 [날짜]에 보내주신 이메일 감사합니다.)
• “In reference to our previous conversation about…” (지난번 [주제]에 관한 대화를 언급하자면…)
• “Following up on our meeting last week…” (지난주 미팅에 대한 후속 조치로…)

자기 소개:

• “My name is [이름], and I am the [직함] at [회사].” (제 이름은 [이름]이며, [회사]의 [직함]입니다.)
• “I’m writing on behalf of [회사/팀].” ([회사/팀]을 대표하여 글을 쓰고 있습니다.)
• “I was given your contact information by [소개자 이름].” (귀하의 연락처를 [소개자 이름]에게 받았습니다.)

요청하기

정보 요청:

• “I would like to inquire about…” (…에 대해 문의하고 싶습니다.)
• “Could you please provide me with information regarding…” (…에 관한 정보를 제공해 주실 수 있을까요?)
• “I am writing to request details about…” (…에 대한 세부 정보를 요청하기 위해 글을 쓰고 있습니다.)

회의 요청:

• “I would like to schedule a meeting to discuss…” (…에 대해 논의하기 위한 회의를 잡고 싶습니다.)
• “Are you available for a call on [날짜]?” ([날짜]에 통화 가능하신가요?)
• “Would it be possible to meet sometime next week to talk about…?” (다음 주에 …에 대해 이야기할 시간이 있으실까요?)

도움 요청:

• “I would greatly appreciate your assistance with…” (…에 관한 귀하의 도움을 크게 감사하겠습니다.)
• “Could you please help me with…?” (…에 도움을 주실 수 있을까요?)
• “I need some guidance regarding…” (…에 관한 지침이 필요합니다.)

정보 제공하기

응답하기:

• “In response to your inquiry about…” (귀하의 …에 관한 문의에 대한 답변으로,)
• “Regarding your question about…” (귀하의 …에 관한 질문에 대해,)
• “Thank you for asking about…” (…에 대해 물어봐 주셔서 감사합니다.)

설명하기:

• “I would like to explain…” (…을 설명해 드리고 싶습니다.)
• “Let me clarify our position on…” (…에 대한 우리의 입장을 명확히 해 드리겠습니다.)
• “The reason for the delay is…” (지연된 이유는 …입니다.)

알림 및 공지:

• “I am pleased to inform you that…” (…을 알려드리게 되어 기쁩니다.)
• “Please be advised that…” (…을 알려드립니다.)
• “This is to notify you that…” (…을 통지하기 위한 것입니다.)

감사 및 사과하기

감사 표현:

• “Thank you for your prompt response.” (신속한 응답에 감사드립니다.)
• “I appreciate your help with this matter.” (이 문제에 도움을 주셔서 감사합니다.)
• “Many thanks for your assistance.” (도움에 정말 감사드립니다.)

사과 표현:

• “I apologize for the delay in my response.” (답변이 늦어져 죄송합니다.)
• “Please accept my sincere apologies for…” (…에 대해 진심으로 사과드립니다.)
• “I regret to inform you that…” (…을 알려드리게 되어 유감입니다.)

이메일 마무리하기

다음 단계 제안:

• “I look forward to your reply.” (귀하의 답변을 기다리겠습니다.)
• “Please let me know if this works for you.” (이것이 귀하에게 적합한지 알려주세요.)
• “I would appreciate your feedback by [날짜].” ([날짜]까지 귀하의 피드백을 주시면 감사하겠습니다.)

추가 도움 제안:

• “If you have any questions, please don’t hesitate to ask.” (질문이 있으시면 언제든지 물어보세요.)
• “Should you need any further information, please let me know.” (추가 정보가 필요하시면 알려주세요.)
• “I’m happy to provide more details if needed.” (필요하시면 더 자세한 내용을 제공해 드리겠습니다.)

마무리 인사:

• “Best regards,” (감사합니다,)
• “Kind regards,” (감사합니다,)
• “Sincerely,” (진심으로,)
• “Looking forward to hearing from you,” (답변을 기다리겠습니다,)
• “Thank you and regards,” (감사합니다,)

 

5. 영어 이메일 작성 시 흔히 저지르는 실수

제가 직접 경험하고 배운, 그리고 주변 동료들이 자주 하는 실수들을 공유해드릴게요. 이런 실수들만 피해도 여러분의 이메일은 훨씬 더 전문적으로 보일 거예요.

1. 모호한 제목 사용하기

잘못된 예:

• “Hello” (안녕하세요)
• “Information” (정보)
• “Update” (업데이트)

개선된 예:

• “Meeting Request: Q2 Marketing Strategy – March 15” (회의 요청: 2분기 마케팅 전략 – 3월 15일)
• “Information Required: Project XYZ Specifications” (필요 정보: 프로젝트 XYZ 사양)
• “Weekly Update: Sales Performance July 10-14” (주간 업데이트: 7월 10-14일 판매 실적)

2. 너무 캐주얼하거나 공식적인 어조 사용하기

상황과 상대방과의 관계에 맞지 않는 어조는 부적절한 인상을 줄 수 있어요.

너무 캐주얼한 예:

• “Hey there!” (안녕!)
• “What’s up?” (뭐해?)
• “Catch you later!” (나중에 봐!)

너무 공식적인 예:

• “I hereby request the pleasure of your company…” (귀하의 참석을 정중히 요청하는 바입니다…)
• “It has come to my attention that…” (제가 알게 된 바로는…)
• “Pursuant to our previous correspondence…” (이전 서신에 따라…)

상황에 맞는 예:

• “Hello Sarah,” (안녕하세요, 사라님,)
• “I hope you’re doing well.” (잘 지내고 계시길 바랍니다.)
• “I look forward to hearing from you.” (답변을 기다리겠습니다.)

3. 문법 및 맞춤법 오류

문법이나 맞춤법 오류는 전문성을 크게 떨어뜨릴 수 있어요.

잘못된 예:

• “Their will be a meeting tomorrow.” (내일 회의가 있을 것입니다. – ‘Their’가 아닌 ‘There’가 맞음)
• “We need to discus the project.” (프로젝트에 대해 논의해야 합니다. – ‘discus’가 아닌 ‘discuss’가 맞음)
• “Please advice on this matter.” (이 문제에 대해 조언해 주세요. – ‘advice’가 아닌 ‘advise’가 맞음)

개선 방법:

• 이메일을 보내기 전에 맞춤법 검사기를 사용하세요.
• 시간이 허락한다면, 이메일을 작성한 후 잠시 두었다가 다시 검토하세요.
• 중요한 이메일은 동료에게 검토를 부탁하는 것도 좋은 방법입니다.

4. 지나치게 긴 이메일 작성하기

너무 긴 이메일은 읽히지 않을 가능성이 높아요. 핵심을 간결하게 전달하세요.

개선 방법:

• 한 이메일에 한 가지 주제만 다루세요.
• 불필요한 정보는 제외하세요.
• 긴 내용은 단락으로 나누고, 불릿 포인트를 활용하세요.
• 정말 필요한 경우에만 첨부 파일을 사용하세요.

5. 전문 용어와 약어의 과도한 사용

모든 사람이 특정 업계의 전문 용어나 약어를 이해하는 것은 아니에요.

잘못된 예:

• “We need to improve our CTR and CPC for better ROI on PPC.” (더 나은 PPC ROI를 위해 CTR과 CPC를 개선해야 합니다.)
• “The EBITDA for Q2 shows a YOY increase of 15%.” (2분기 EBITDA는 전년 대비 15% 증가를 보여줍니다.)

개선된 예:

• “We need to improve our Click-Through Rate (CTR) and Cost Per Click (CPC) for better Return on Investment (ROI) on Pay-Per-Click (PPC) advertising.” (더 나은 광고 투자 수익(ROI)을 위해 클릭률(CTR)과 클릭당 비용(CPC)을 개선해야 합니다.)
• “The Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization (EBITDA) for the second quarter (Q2) shows a 15% increase compared to the same period last year (Year-Over-Year or YOY).” (2분기 이자, 세금, 감가상각, 상각비 차감 전 이익(EBITDA)은 전년 동기 대비(YOY) 15% 증가를 보여줍니다.)

 

6. 마무리 하며…

제 경험을 말씀드리자면, 저도 처음에는 한 통의 이메일을 보내기 위해 사전을 몇 번이나 뒤적이고, 문법을 체크하고, 다른 사람들에게 검토를 부탁했어요. 하지만 시간이 지나면서 점점 자신감이 생기더라고요. 여러분도 처음엔 이 가이드를 옆에 두고 천천히 이메일을 작성하다가, 나중에는 술술 써내려가는 자신을 발견하게 될 거예요.

몇 가지 마지막 팁을 정리해볼게요:

1. 상황에 맞는 어조 사용하기: 격식과 친근함 사이에서 적절한 균형을 찾는 게 중요해요. 상대방이 CEO인지, 오랜 비즈니스 파트너인지에 따라 어조를 조금씩 조절해보세요.
2. 명확하고 간결하게 작성하기: 비즈니스에서는 시간이 곧 돈이잖아요. 핵심을 간결하게 전달하는 것이 상대방에 대한 배려랍니다. “이 문장이 없어도 의미가 전달될까?”라고 자문해보세요.
3. 검토하는 습관 들이기: 저는 항상 ‘전송’ 버튼을 누르기 전에 10초 룰을 따라요. 딱 10초만 시간을 들여 한 번 더 이메일을 스캔하는 거죠. 이 작은 습관이 많은 실수를 예방해줘요!
4. 템플릿 활용하기: 매번 새로 이메일을 쓰는 것은 낭비예요. 자주 보내는 유형의 이메일은 템플릿으로 만들어두세요. 이 글의 예시들도 여러분만의 템플릿 라이브러리를 만드는 시작점이 될 수 있을 거예요.
5. 천천히, 하지만 꾸준히: 로마는 하루아침에 만들어지지 않았듯이, 영어 이메일 작성 능력도 하루아침에 완성되지 않아요. 조급해하지 말고, 매일 조금씩 연습하다 보면 어느덧 자신감 넘치는 이메일을 작성하고 있는 자신을 발견하게 될 거예요.

 

영어 이메일 작성은 사실 ‘실력’의 문제가 아닌 ‘기술’의 문제랍니다. 마치 자전거 타기처럼, 한번 감각을 익히면 평생 잊지 않게 되죠. 이 글에서 배운 내용을 바탕으로 연습하고 응용하면, 여러분도 곧 자신감 있게 전문적인 영어 이메일을 작성할 수 있을 거라 믿습니다. 🙂